Tout comme une bonne relation avec son agence de communication est capitale pour toute entreprise,
la relation avec l’institut d’études avec lequel vous allez travailler est décisive pour aboutir aux résultats escomptés.
Voici quelques conseils afin d’optimiser la relation de travail avec l’institut.
1.
Ne pas sous-estimer l’importance du brief
La demande que vous allez formuler à l’institut va être à l’origine d’une grande partie des choix méthodologiques et des partis-pris dans les préconisations qui vous seront faites. Il est important que vous soyez le plus précis possible, de façon à ce qu’il n’y ait pas de non-dits ou de malentendus.
Il est essentiel pour l’institut de bien connaitre les enjeux et les objectifs en interne, de façon à apporter les meilleures réponses.
Rédiger le brief par écrit est une bonne façon de poser les choses, la principale question étant celle des objectifs : pourquoi avons-nous besoin d’une étude et à quoi va-t-elle nous servir ?
2.
Bien valider le contenu de la prestation
Des contraintes budgétaires peuvent parfois pousser à faire des choix ou des compromis. L’institut est bien entendu prêt à entendre ces contraintes et à adapter son offre au plus juste.
Attention toutefois à ne pas choisir son prestataire uniquement sur des critères budgétaires ; comme dans tous les secteurs la qualité a un prix. N’hésitez pas à demander des justifications sur le niveau de qualité proposé : qu’est ce que comprend / ne comprend pas le budget ? le centre d’appel pour les études téléphoniques est-il situé en France ou offshore ? qu’est ce qui est inclus dans le recrutement et l’organisation des focus groupes ? quelle forme prendront les livrables ?…
3.
Etre convaincu par les choix méthodologiques proposés
Même si vous étiez fixé sur une option méthodologique avant de consulter l’institut, restez à l’écoute et ouvert à la discussion afin de définir ensemble la meilleure option possible. Vous aviez peut-être en tête une étude quantitative mais en fonction des échanges et des objectifs assignés à l’étude, il se peut que l’institut préconise une approche qualitative, ou bien l’inverse. Dans tous les cas, il est important que cette préconisation soit argumentée et que vous soyez au final convaincu vous-même par ce choix. N’hésitez pas à poser des questions, c’est une étape importante et tout le monde doit être parfaitement à l’aise avec les choix retenus.
4.
Valider qui seront vos interlocuteurs
En fonction de la taille de l’institut, il est possible que votre interlocuteur lors de la phase de devis ne soit pas le même que pour l’étude à proprement parler. N’hésitez pas à poser des questions ; il faut que vous sachiez exactement par qui vous serez accompagné et quel est le niveau d’expertise et de seniorité de votre/vos interlocuteur.
5.
Eviter de trop compresser le timing
Le planning de l’étude doit être défini lors de la réunion de lancement et les différentes étapes passées en revue ensemble. Dans la mesure du possible, éviter de faire travailler l’institut dans l’urgence. Certaines phases demandent du temps et la qualité des résultats peut en dépendre. L’institut doit pouvoir vous guider et vous exposer les différentes contraintes de timing de son côté.
6.
Suivre la phase de terrain
L’institut vous tiendra normalement régulièrement informé de l’avancement du terrain.
Pour les études quantitatives, il s’agira de compte-rendus réguliers concernant le nombre d’enquêtes collectées et éventuellement le suivi des quotas.
Dans le cas d’approches qualitatives par focus groupes, l’institut vous proposera sans doute d’assister aux groupes dans une salle contiguë. C’est un moment privilégié pour tout responsable marketing que de pouvoir entendre ses clients s’exprimer sur son produit, n’hésitez pas à en profiter.
7.
Demander une restitution claire et efficace
La restitution des résultats est un moment privilégié d’échanges. Le support de présentation doit être parfaitement clair, visuel et agréable. Il doit rappeler les objectifs de l’étude, les principales phases de la méthodologie et détailler les résultats en mettant en avant la dimension opérationnelle de ces derniers.
L’institut doit être en capacité de répondre à la problématique de départ mais également de formuler des recommandations afin d’éclairer vos choix et prises de décisions.